Projecten

Drumfanfare & Vereniging Albert Cuyp Amsterdam

Na strubbelingen van de drumfanfare in de vereniging waar ze een onderdeel van waren, hadden de leden besloten om verder te willen gaan. Hiervoor moest een nieuwe vereniging worden op gericht, statuten en reglementen gemaakt worden, een ledenadministratie, subsidie geregeld worden, onderdak om te oefenen en onderhandeld worden met de oude vereniging over de instrumenten en uniformen. Hierin heb ik een groot aantal van de zaken geregeld.

Statuten en Reglementen

Een van mijn interesses zijn de statuten en reglementen binnen een vereniging. Dit is het handboek voor het bestuur en de leden en het voort bestaan van de vereniging.
Soms zijn de statuten al zo oud dat ze niet meer van deze tijd zijn om dat de vereniging in de jaren een heel andere weg is in geslagen zonder daarbij de statuten of reglementen aan te passen. Soms kan het handig zijn de reglementen aan de wensen van de vereniging aan te passen zonder dat dit gevolgen heeft voor de statuten en soms moeten de statuten aangepast worden om aan de wens van de verenging te voldoen het wijzigen van de reglementen kost niets maar het wijzigen van de statuten wel, de notaris doet het niet voor niets.

Het onderzoeken of de reglementen onderling niet strijdig met elkaar zijn of strijdig met de statuten is een behoorlijk werk waarbij verschillende aspecten in de gaten gehouden moeten worden. Wat ik vak tegen kom is dat er aan commissies rechten worden gegeven die aan het bestuur toe behoren, maar ook dat commissies overeenkomsten aangaan welke zij niet mogen doen conform de statuten waardoor de afsluiter zelf hoofdelijk aansprakelijk kan worden.

Daarom is het goed om statuten, reglementen en werk wijzers goed worden afgestemd op elkaar.

Het Bestuur en de Statuten en Reglementen

Ik heb een ruime ervaring kregen in het zichtbaar maken hoe belangrijk reglementen zijn. Het Bestuur is het Orgaan van de vereniging die ervoor moet zorgen dat er naar de geest van de Statuten wordt gewerkt en dat ook de leden en onder liggende afdelingen zich aan de statuten houden.

Het is vaak niet eenvoudig om de regelgeving goed uit te voeren en moet het bestuur een wel overwogen beslissing nemen welke de statuten en reglementen recht doen toekomen.

Het bestuur dient erop toe te zien dat afdelingen geen regels op stellen die in strijd met de vereniging zijn maar ook dat afdelingen onderling geen afwijkende regels op stellen naar leden toe.

Het Bestuur is binnen de vereniging het enige orgaan welke voor de vereniging regels kunnen opstellen en zo nodig kunnen voorleggen aan de algemene leden vergadering voor een bekrachtiging. Het Bestuur kan tijdelijke maatregelen treffen maar doet er goed aan om zaken die langer van kracht moeten zijn, goed te onderbouwen en te laten bekrachtigen door de algemene vergadering om zo verwarring in de toekomst te voorkomen en dat er te pas en te onpas de regels aangepast kunnen worden.

Mediator

Ik heb een aantal keer bemiddeld bij verenigingen tussen:

bestuursleden onderling
na een uit de hand gelopen worden wisseling tussen een lid en een trainer het doel van het bestuur was beide te behouden, maar toch duidelijk te maken naar andere dat het getoonde gedrag niet toelaatbaar was. Na 3 gesprekken was er een oplossing waarbij de trainer en het lid het eens konden zijn.
tussen het bestuur en medewerkers.

Vaak niet de makkelijkste klus maar als mediator wel en job waarbij je eerlijk en rechtvaardig te werk moet gaan en beide partijen hun verhaal moet laten doen en onafhankelijk een advies moet geven, hoe de zaak in het minnen geregeld kan worden.

Dam en Schaakvereniging Wit/Zwart

Bij deze vereniging was de penningmeester er vandoor gegaan. Mijn hulp werd in geroepen om de statuten aan te passen en er moest een nieuw eenvoudig boekhoudsysteem en wedstrijdorganisatie in Excel gemaakt worden.

Marx Caesar Asmov

Deze stichting was op zoek naar een Dbase bouwer om de boeken uit de stichting in te kunnen voeren. Ze hadden eigenlijk geen idee wat dat inhield en wat daarvoor nodig was. Na een aantal sessies met de secretaris en de invoerleider heb ik een eerste versie gemaakt, en dat is inmiddels in fase 5 en zijn er meer als 5000 boeken geregistreerd, nu doe ik nog het onderhoud van de Dbase.

Bootjesclub het Anker

De bootjesclub had een behoefte om een programma te hebben met daarin de informatie en een foto van de gebouwde boten maar de club organiseert ook wedstrijden en willen de uitslagen bij de boten opgeslagen hebben.

Daarnaast was het een club in oprichting en het bestuur liep tegen veel vragen aan waarbij me bij de oprichting niet aan gedacht hadden. Door de tijd heen sta ik het bestuur bij met het ondersteunen als ze vragen hebben.

Leden van een volkstuin willen een afgetreden bestuur vervangen

Ik ben benaderd door een aantal leden van een Volkstuinvereniging om dat het bestuur was afgetreden, maar wel even demissionair aanbleef zonder toestemming van de ALV. De vraag was kan dit zomaar en wat kunnen we hier aan doen.
Nee dit kon niet zomaar, het bestuur was afgetreden dus de vereniging had nog maar 1 bestuurslid en die wou niet mee werken voor het bijeenroepen van een ALV voor het benoemen van een nieuw bestuur. Ik heb geadviseerd de Wet te volgen en de mogelijkheid om alsnog zelf de vergadering bij een te roepen of anders het zelf te gaan doen. Dit laatste is uiteindelijk gedaan. Het bestuur was van mening dat dit niet kon en werkte niet mee en wilde de nota voor het organiseren ook niet betalen, maar wettelijk gezien zijn de kosten voor de organisatie voor de rekening van de vereniging.

Kascommissielid mag niet controleren

Een kascommissielid heeft mij benaderd omdat hij na een presentatie van het bestuur van de cijfers op een laptop en wat sheets, de onder liggende bonnen niet inzien en of hij maar even het kascommissieverslag wou teken want de tijd was op.
De vraag was, mag dit zo maar? Nee, dat mag niet zomaar en is ook zeker niet toelaatbaar. Ik heb heb een brief op gesteld met verwijzingen naar de Wet waar duidelijk in staat de het bestuur alle stukken aan de kascommissie moet laten zien.

Vergader niet om het vergaderen maar om het doel

ik mijn jaren lange loopbaan als bestuurder maar ook in mijn werk heb ik een ding wel geleerd. Dat vergaderen een kostbaar geheel is en omdat tijd van uw bestuurders en medewerkers schaars is, is het belangrijk om te vergaderen wanneer het nodig is en niet om dat het op de agenda staat. Maar ook tijdens een vergadering is het een kunst om de vergadering in een goede baan te houden. Door de vergadering te observeren en dan een advies uit te brengen kan een vergadering beter gaan verlopen. Maar ook iedereen met zijn neus dezelfde kant op te krijgen is een niet makkelijke opgave, ook daar heb ik workshops voor gegeven, afgestemd op de doelgroep en het onderwerp.